In der Zahnmedizin dreht sich nicht alles um Bohrer und Füllungen – ein oft unterschätzter, aber finanziell entscheidender Aspekt ist die korrekte Abrechnung der erbrachten Leistungen. Petra Niedermair, eine erfahrene Expertin auf diesem Gebiet, hat es sich zur Aufgabe gemacht, Zahnärzte dabei zu unterstützen, alle erbrachten Leistungen vollständig und korrekt abzurechnen. In einem aufschlussreichen Gespräch mit Oliver Rohkamm vom dental JOURNAL erklärt sie, wie Abrechnungsfehler zu erheblichen finanziellen Einbußen führen können, und bietet wertvolle Einblicke in die Feinheiten dieses komplexen Themas. Von der Wahl der richtigen Software bis hin zu oft übersehenen Abrechnungspositionen – Niedermair zeigt auf, dass in vielen Zahnarztpraxen ein erhebliches finanzielles Potenzial schlummert, das nur darauf wartet, durch präzise Abrechnungen erschlossen zu werden.
Oliver Rohkamm: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge des dental JOURNAL Podcasts. Heute ist Petra Niedermair bei mir, die eine Praxisberatung betreibt und Zahnärzte im Bereich Abrechnungen berät. Petra, wie bist du zu diesem speziellen Fachgebiet gekommen?
Petra Niedermair: Meine berufliche Laufbahn begann 1977 als Zahnarzthelferin in einer Praxis – damals war das noch ein Anlernberuf. Ich hatte das Glück, einen Chef zu haben, der mich sehr gefordert und gefördert hat. Schon früh hat er mir verantwortungsvolle Aufgaben übertragen, wie das Erstellen von Preislisten und das Ausfüllen von Zahnbehandlungsscheinen. Diese Tätigkeiten weckten in mir eine echte Leidenschaft für das Thema Abrechnung. Mit großem Engagement begann ich, mich intensiv mit den Abrechnungsprozessen zu beschäftigen und regelmäßig bei den Krankenkassen nachzufragen, wie bestimmte Leistungen korrekt abgerechnet werden können. Dieses Wissen habe ich über die Jahre hinweg systematisch aufgebaut und gesammelt. Insgesamt habe ich 37 Jahre als Zahnarztassistentin und im Praxismanagement gearbeitet, zuletzt an der Rezeption. Meine besondere Leidenschaft lag immer darin, die Praxisabläufe zu strukturieren, Prozesse zu optimieren und die Abrechnungen sorgfältig zu prüfen, um sicherzustellen, dass kein finanzielles Potenzial ungenutzt bleibt.
Oliver Rohkamm: Das klingt nach einer ausgeprägten Affinität zu Zahlen. Warst du schon in der Schule gut in Mathe?
Petra Niedermair: Interessanterweise gar nicht. In der Schule hatte ich eher Probleme mit Zahlen und tat mich schwer damit. Aber die Faszination für Krankenkassenabrechnungen hat mich dann gepackt. Ich wollte genau verstehen, wie das System funktioniert: Was kann wo abgerechnet werden? Wie verteilen sich die Kosten zwischen Krankenkassen und Patienten? Für meinen Chef erstellte ich Listen, und dabei wurde meine Begeisterung immer größer. Ich habe gesehen, dass Geld verloren geht oder verloren gehen würde, wenn man nicht genau aufpasst und schaut, wie man welche Leistungen abrechnet.
Mein damaliger Chef war sehr gewissenhaft und ehrlich. Es ging ihm nie darum, die Krankenkassen zu betrügen, sondern alles abzurechnen, was gemacht wurde. Und da ich immer schon ehrgeizig war, wuchs mein Engagement, das volle Abrechnungspotenzial einer Praxis auszuschöpfen.
Oliver Rohkamm: Nach 37 Jahren hast du den Sprung in die Selbstständigkeit gewagt. Wie kam es dazu?
Petra Niedermair: Das war wirklich nicht leicht. In meiner Familie war mein Bruder der Erste, der den Schritt in die Selbstständigkeit wagte. Meine Schwester und ich dachten immer, dass es als Zahnarztassistentin keine Möglichkeit gibt, sich selbstständig zu machen. Doch mein Ehrgeiz war immer stark ausgeprägt, und mein damaliger Chef ermöglichte es mir, an sämtlichen Seminaren und Fortbildungen in Österreich teilzunehmen. Dadurch konnte ich viel lernen und meine Kenntnisse erweitern. Oft dachte ich mir dabei: Ich würde das Seminar etwas anders gestalten, damit die Teilnehmer aufmerksam bleiben und nicht müde werden. Das hat erneut meine Begeisterung geweckt.
Bereits 1990 hatte ich ein Konzept für Seminare in de Schublade, inklusive Inhalten für Telefontrainings und weiteren interessanten Themen aus der Praxis. Mein Ziel war es, Seminare für Zahnarztassistentinnen zu gestalten, die so interessant und motivierend sind, dass die Teilnehmer begeistert hinausgehen und sagen: „Das war wirklich spannend!“ Doch mir fehlte damals der Mut, dieses Konzept in die Tat umzusetzen. 2007 lernte ich meinen zweiten Mann, Dieter, kennen, der mich dann angetrieben hat. Gemeinsam haben wir eine vierjährige Ausbildung zum Coach in Deutschland gemacht. Zusätzlich habe ich eine Trainer-Ausbildung gemacht. Schließlich habe ich den Entschluss gefasst, den Schritt zu wagen und mich selbstständig zu machen. Neben meinem 30 Stunden Job in der Praxis habe ich Abrechnungsseminare angeboten. Mein ursprünglicher Plan war ja, diese Seminare für Zahnarztassistentinnen zu halten, doch überraschenderweise kamen Zahnärzte zu den Abrechnungsseminaren. Mein erstes Seminar fand im Bezirk Kitzbühel statt, und ich war unglaublich nervös – eigentlich hatte ich mir das ganz anders vorgestellt. Das erste Seminar war sehr gut gebucht. Da hatte mein Sohn Benjamin, der damals in Graz lebte die Idee so ein Seminar auch in Graz anzubieten. Das habe ich dann gemacht, und ich hatte 22 Teilnehmer. Das war der eigentliche Startschuss. Danach kündigte ich endgültig in der Praxis und konzentrierte mich ausschließlich auf die Seminare. Meiner damaligen Chefin habe ich gesagt, wenn ich das jetzt nicht mache, dann mache ich mir irgendwann Vorwürfe, dass ich es nicht probiert habe.
Oliver Rohkamm: Warum ist die korrekte Abrechnung für Zahnärzte so wichtig?
Die korrekte Abrechnung für die Zahnarztpraxis ist aus dem Grund von entscheidender Bedeutung, da sie die finanzielle Grundlage der Praxis bildet. Fehler in der Abrechnung führen zu hohen Umsatzverlusten. Oft wird Zahnärzten erst gegen Ende ihrer Karriere oder Selbstständigkeit bewusst, wie viel Geld sie tatsächlich verloren haben. In einem Zahnarztleben können diese Verluste bis zu 2,8 Millionen Euro betragen. Ein Zahnarzt hat mir das einmal gesagt. Zuerst hielt ich das für übertrieben, doch nachdem ist es nachgerechnet habe, hat sich herausgestellt, dass das eine durchaus realistische Summe ist. Das Hauptproblem liegt darin, dass Zahnärzte im Studium nicht lernen, wie man korrekt abrechnet. Wenn sie ihr Studium abschließen, übernehmen sie meist eine Praxis mit vier oder fünf Mitarbeitern und müssen sich gleichzeitig um die Abrechnung kümmern – oft ohne ausreichende Kenntnisse in diesem Bereich. Einige Zahnärzte haben vielleicht den Vorteil, dass sie vorher in einem Ambulatorium der Österreichischen Gesundheitskasse (ÖGK) gearbeitet haben und daher ein Grundverständnis für die Verrechnung von Leistungen haben. In der Praxis gestaltet sich das jedoch weitaus komplexer.
Oliver Rohkamm: Was sind typische Abrechnungsfehler?
Es wird oft zu wenig abgerechnet. Ein häufiger Fehler ist, dass statt einer Beratung (16,00€) nur eine Stomatitis (7,50€) verrechnet wird. Das mag pro Quartal nicht viel erscheinen, vielleicht 190 Euro, aber das muss man auf 30, 40 Jahre rechnen. Ein anderes Beispiel ist die KFO-Beratung. Viele denken, das sei nur für Kieferorthopäden, aber diese Leistung kann nur der Vertragszahnarzt abrechnen, wenn er ein Kind zum Kieferorthopäden überweist. Das sind 21,80€, die oft nicht verrechnet werden. Wichtig ist auch, dass die E-Card richtig konsultiert wird, sonst erhält man kein Geld für diese Leistung. Ich hatte vor ein paar Monaten eine Praxis, die sagte zu mir, sie bräuchten diese E-Card-Konsultation nicht, die Leistung wird trotzdem bezahlt. Das war aber nicht der Fall. Ich habe bei der Krankenkasse nachgefragt, und man hat es mir bestätigt, ohne E-Card Konsultation wird diese Leistung nicht vergütet. Da verlieren die Praxen sehr viel Geld.
Oliver Rohkamm: Welche Kapitel behandelst du in deinen Seminaren?
Meine Seminare dauern von 8:30 bis 15:30 Uhr. Die Teilnehmer erhalten beim Abrechnungsseminar ein 92-seitiges Skriptum. Ich beginne immer mit den Grundlagen und erläutere zunächst, wie das Versicherungssystem in Österreich funktioniert, insbesondere die Handhabung der E-Card und O-Card, sowie die wichtigsten Punkte, auf die man achten muss. Anschließend gehe ich jede Kassenleistung im Detail durch – insgesamt sind es 41 Positionen. Jede Leistung wird ausführlich besprochen, inklusive konkreter Beispiele, wie man die Leistungen korrekt abrechnen muss. Ich erkläre außerdem, welche Begründungen erforderlich sind, wenn eine Leistung vorzeitig wiederholt werden muss. Und dann gibt es noch die prothetischen Leistungen, wie man z. B. Totale Prothese, Metallgerüstprothesen, Immediatprothesen und natürlich VMK-Klammerzahnkronen, Vollgußklammerzahnkronen und Halteelemente abrechnet.
Ein weiteres Thema, das häufig Unsicherheiten verursacht, ist die Abrechnung von Reparaturen, die wir ebenfalls genau durchgehen.
Wir besprechen sämtliche Zuschüsse, die in der Satzung der Österreichischen Gesundheitskasse, der BVAEB und der SVS enthalten sind. Ich erkläre zum Beispiel, dass man für eine Schiene einen Zuschuss erhält oder dass der Patient, der bei der BVAEB oder SVS versichert ist für Prophylaxe einen Zuschuss erhält Die Teilnehmer dürfen natürlich Fragen stellen und bringen oft Korrekturlisten/Differenzlisten mit. Diese Listen kontrollieren wir gemeinsam und ich erkläre den Teilnehmerinnen warum die Leistungen auf der Korrekturliste/Differenzliste stehen.
Oliver Rohkamm: Du hast die Grenzwertstatistik erwähnt. Was ist das und wie hilft es den Zahnärzten?
Die Grenzwertstatistik dient dazu, die abgerechneten Leistungen einer Praxis in einem bestimmten Zeitraum, üblicherweise ein Quartal, statistisch zu erfassen und mit allen Praxen im selben Bundesland zu vergleichen. Man sieht zum Beispiel, wie oft man bei 100 Patienten eine Beratung macht. Die durchschnittliche Praxis macht bei hundert Patienten vielleicht fünf Beratungen, und daraus wird dann der Grenzwert errechnet.
In Österreich gibt es Softwareanbieter, die eine Grenzwertstatistik direkt in ihr Programm integriert haben, wie zum Beispiel Softdent und Kopfwerk. Mit diesen Programmen kann man, nachdem man alle Leistungen eines Quartals eingegeben hat, ganz einfach die Grenzwertstatistik abrufen. Diese zeigt dann übersichtlich an, in welchen Bereichen man über oder unter den vorgegebenen Werten liegt. Da ist ein typisches Beispiel ist: ein Kind kommt in die Praxis zur Halbjahreskontrolle und es wird eine Stomatitisbehandlung abgerechnet. Für diese Leistung erhält man 7,50€. Man darf aber in diesem Fall eine Beratung verrechnen und für diese Leistung erhält man 16,00€. Wenn man das bei allen Kindern macht, die in die Praxis zur Kontrolle kommen, dann ist der Grenzwert von der Stomatitisbehandlung zu hoch und der Grenzwert für die Beratung zu niedrig. In diesem Fall sind es Umsatzverluste in Höhe von ca. 190,00€ pro Quartal und pro Jahr 744,00€. Und das dann hochgerechnet auf 30 Jahre, ist das eine ziemlich hohe Summe, die man verliert.
Die richtige Praxissoftware
Oliver Rohkamm: Welche Rolle spielt die Praxissoftware bei der Abrechnung?
Eine gute Praxissoftware ist natürlich von großer Bedeutung. Wer mich kennt, weiß, dass ich ein Fan von Softdent bin – nicht nur weil ich in der Praxis selbst mit Softdent gearbeitet habe, sondern auch aufgrund meiner Kooperation mit der Firma Softdent. Allerdings kenne ich alle gängigen Softrwareanbieter und habe mit allen Programmen bereits gearbeitet. Egal ob MCW, DentalPro, Windent, Powerdent, Rohdent, und wie sie alle heißen.
Ich kann mit allen Programmen umgehen und die Tagesprotokolle kontrollieren. Wenn eine Praxissoftware sehr intuitiv und sehr modern ist, ist es natürlich ein Vorteil für die Praxis. Die Praxissoftware unterstützt den Zahnarzt bei der Erstellung der Abrechnung, wenn das Regelwerk richtig hinterlegt ist. Wenn ich da etwas falsch abrechne, kommt eine Meldung und fragt, ob ich das so lassen oder ändern möchte. Natürlich brauche ich trotzdem im Hintergrund selbst das Abrechnungswissen, weil die Software ja nicht alles wissen kann. Aber eine Software, die das Regelwerk sehr gut integriert hat, ist für die Praxis eine große Unterstützung.
Die Tagesprotokolle sollten mit der Software einfach kontrollierbar sein. Bei Softdent gefällt mir, dass ich vom Tagesprotokoll schnell in die Kartei des Patienten gehen, ändern und speichern kann. Die Abläufe sind sehr intuitiv gestaltet und super in der Anwendung. Das ist für mich sehr wichtig, weil ich schnell kontrollieren kann, wo ich etwas vergessen habe, einzutragen. Deshalb ist es auch so wichtig, die Tagesprotokolle am Ende des Tages zu kontrollieren, damit es keine Umsatzverluste gibt.
Oliver Rohkamm: Wer sollte an den Abrechnungsseminaren teilnehmen? Zahnarzt oder Assistentin?
Ich habe über Jahrzehnte hinweg Abrechnungsprotokolle kontrolliert, da mir meine Chefs diese Verantwortung übertragen haben. In vielen Zahnarztpraxen fehlt es jedoch oft das Personal dafür. Hans-Jörg Füssinger von der Firma Softdent hat immer betont, dass der Chef diese Kontrollen selbst durchführen sollte. Früher hat mich diese Aussage gestört. Aber er hatte Recht. Sollte die Praxismanagerin die Praxis verlassen, steht der Zahnarzt oft ohne ausreichendes Wissen da. Daher ist es wichtig, dass der Praxisinhaber selbst über ein grundlegendes Verständnis für die Abrechnung der Kassenleistungen verfügt. Ich empfehle jedoch grundsätzlich, die Abrechnungsschulung für das gesamte Team zu machen. Vier, sechs oder acht Augen sehen oft mehr als zwei, und jeder im Team bringt eine etwas andere Sichtweise ein. Das heißt, jeder im Team merkt sich vom Seminar etwas, und man kann sich dann austauschen. Wenn ich Schulungen für das gesamte Praxisteam durchführe, profitieren alle voneinander, und die Fehlerquote wird deutlich weniger.
Oliver Rohkamm: Gibt es Konsequenzen bei falscher Abrechnung?
Das wird schon kontrolliert. Wenn jemand in der Grenzwertstatistik bei bestimmten Leistungen auffällig hoch ist, zum Beispiel bei der Taschenabtragung, kann das Probleme geben. Die Taschenabtragung ist eine Leistung, bei der eine Spritze gegeben werden muss und der Zahnarzt die Tasche reinigen muss, und natürlich müssen alle Kassenleistungen vom Zahnarzt erbracht werden. Wenn beispielsweise die Prophylaxe-Assistentin oder die Dentalhygienikerin – die in Österreich leider nicht offiziell anerkannt ist – die Leistungen einträgt, kann der Grenzwert schnell überschritten werden. Dies führt dazu, dass die Krankenkassen irgendwann einen Brief schicken und nachfragen, warum in dieser Praxis die Grenzwerte bei dieser Leistung so hoch sind. Man wird dann zu einem Gespräch eingeladen und darauf hingewiesen, dass man weit über den zulässigen Grenzwerten liegt.
Aus diesem Grund betone ich in meinen Seminaren immer, wie wichtig es ist, regelmäßig die Grenzwertstatistik zu überprüfen und darauf zu achten, dass alles im Rahmen bleib. Solange man sich an die erlaubten Abrechnungsrichtlinien hält, tritt dieses Problem nicht auf. Wenn man alle Leistungen richtig abrechnet, also alles, was man gemacht hat, dann hat man keine Probleme.
Konkrete Tipps zum Sparen
Oliver Rohkamm: Hast du konkrete Tipps zur Optimierung der Abrechnung?
Ja, da gibt es einige Tipps. Wenn ich zum Beispiel eine Grenzwertstatistik in einer Praxis kontrolliere, dann schaue ich immer, ob alle Leistungen verrechnet sind. Oft ist der Fall, dass eine Kieferkammkorrektur gar nicht auf der Grenzwertstatistik erscheint. Eine Kieferkammkorrektur darf ich abrechnen, wenn man zwei nebeneinander liegende Zähne entfernt und den Knochen glättet. Das macht man entweder mit einer Knochenfräse oder mit der Knochenknabberzange, dem Lüer. Wenn man das macht, darf man eine Kieferkammkorrektur mit der Begründung „Kieferkammkorrektur“ verrechnen. Das wird oft übersehen. Das Nächste ist, wenn man einen chirurgischen Eingriff macht, zum Beispiel die Kieferkammkorrektur, und der Patient hat eine Woche später einen Termin zur Kontrolle, und ich kontrolliere die Wunde oder ich spüle die Wunde oder ich habe eine Naht zu entfernen, dann ist das eine Nachbehandlung und nicht Stomatitis. Die Nachbehandlung ist mehr wert als Stomatitis. Und dann noch einmal die kieferorthopädische Beratung, die ich zu Beginn schon erwähnt habe. Die ist nicht für den Vertragskieferorthopäden gedacht, sondern für den Vertragszahnarzt. Das wird ganz oft übersehen.
Oliver Rohkamm: Wie siehst du die Zukunft der Abrechnung in Bezug auf KI?
Ich würde mir wünschen, und ich habe es mit Christian Rieder von der Firma Softdent schon mal besprochen, dass die Abrechnungssoftware eine Funktion hat, mit der man gezielt prüfen kann, wo beispielsweise eine Stomatitis Behandlung abgerechnet wurde, obwohl eigentlich eine Beratung abgerechnet werden kann. Oder wo habe ich einen chirurgischen Eingriff gemacht und die Nachbehandlung in der Folgesitzung nicht verrechnet, obwohl ich sie gemacht habe. Das wäre super. Ich weiß nicht, ob es in Österreich erlaubt ist, solche Prozesse zu automatisieren, aber das wäre natürlich cool, wenn die Kontrolle mit der KI möglich wäre.
Oliver Rohkamm: Vielen Dank für diese ausführlichen Einblicke. Wo können interessierte Zahnärzte mehr über deine Seminare erfahren?
Gerne können Sie meine Webseite www.zahnarztseminare.at besuchen und sich für meinen Newsletter anmelden. Außerdem habe ich eine WhatsApp-Gruppe für Abrechnungsfragen eingerichtet, der man beitreten kann. Dort werden immer Abrechnungsfragen beantwortet.
Vielen Dank!
