Frau Dr. Schneider, was bringt Ihnen Bettercare in Ihrer Praxis?
Da wir eine kleine Gemeinschaftspraxis sind, ist es für uns essenziell, dass die Kommunikation zwischen den Ärzten und unseren Patienten verlustfrei funktioniert. Hier unterstützt uns Bettercare, häufig wiederkehrende Prozesse zu optimieren und zeitraubende Anrufe mit automatisierten E-Mail-Nachrichten zu reduzieren. Gleichzeitig werden Terminausfälle minimiert und Recall Vorgänge verbessert. Des Weiteren wird die Behandlungsvor- und Nachsorge vollkommen neu definiert. Unsere Patienten sind begeistert und wir erhalten direkt mehr positive Bewertungen auf Google.
Sie haben die interne Kommunikation angesprochen. Wie unterstützt Sie Bettercare dabei?
Generell entlasten wir unser Praxispersonal und setzen gleichzeitig mehr Therapiepläne um. Das ist somit ein doppelter und direkter Nutzen für uns. Mit smarter digitaler Einwandbehandlung erzeugen wir nicht nur Transparenz, sondern erhöhen unsere HKP-Umsetzungsquote durch eine intelligente, automatisierte E-Mail-Kommunikation. Das bedeutet direkt mehr Umsatz für die Praxis. Intern kommunizieren wir Ärzte mit einem smarten Dashboard, das es uns erlaubt, verlustfrei zu arbeiten und schaffen sogar direkte Nachweise über erfolgte Kommunikation. Jeder Behandler ist auf demselben Wissensstand.
Wo sehen Sie den Mehrwert bei der automatisierten Vor- und Nachsorge via E-Mail?
Mit der digitalen Behandlungsvor- und Nachsorge haben wir erstmals die Möglichkeit, unsere Patienten auch außerhalb der Praxis zu betreuen. Die Resonanz ist unglaublich positiv. So macht „Zahnmediziner sein“ sogar noch mehr Sinn und schafft Erfüllung. Patienten werden vor der Behandlung optimal organisatorisch vorbereitet, psychologisch unterstützt, um mögliche Ängste zu nehmen. Nach den Terminen sind wir in der Lage nicht nur kurzfristig, sondern auch mittel- und langfristig unsere Patienten außerhalb der Praxis beim Heilungsprozess zu begleiten.
Wer sorgt für die fachlichen Inhalte in den E-Mails?
Alle Routinebehandlungen wurden mit deutschen und österreichischen Zahnmedizinern erarbeitet und stehen bei Bettercare bereits zur Verfügung. Wir konnten dann alle Inhalte nach unseren Wünschen und Vorstellungen vollständig anpassen, sogar lektorieren. Dadurch werden alle unsere persönlichen Behandlungsstandards an unsere Patienten kommuniziert.
Wie hilft Ihnen Bettercare Ihr Personal zu entlasten?
Hier ist das System sehr vielfältig. Einer der wichtigsten Punkte ist mit Sicherheit die Reduzierung von Telefonaten. Alle unsere Patienten bekommen sieben Tage vor dem Termin eine E-Mail, in dem sie den Termin aktiv bestätigen müssen oder diesen auch verschieben können. Dies funktioniert via E-Mail und der Prozess wird wohl im Laufe des Jahres mit der Schnittstelle zu Softdent noch einfacher. Auch offene Rechnungen werden bei uns nicht mehr mit Mahnungen via Printmedien bearbeitet, sondern Smart via E-Mail. Durch eine smarte E-Mail mit dem Betreff „Status zu offener Rechnung“ wird der Patient höflich angesprochen und hat die Möglichkeit, unter mehreren Optionen auszuwählen wie „ich zahle in den kommenden Tagen“, „bitte senden Sie mir die Rechnung nochmals per PDF zu“ oder „bitte kontaktieren Sie mich, ich habe noch offene Fragen“. Das erspart uns viele Anrufe an der Rezeption.
Warum sind Sie in Ihrer Praxis von einer E-Mail-Kommunikation überzeugt?
Wir waren überrascht, aber die E-Mail ist nach wie vor das weitverbreitete Medium für den Anspruch einer digitalen Patientenkommunikation. Die Form der Darstellung der entsprechenden Inhalte ist variabel und absolut individualisierbar. Auf Interaktion basierende Logiken können über die E-Mail am besten umgesetzt werden und die Öffnungsraten jenseits der 90 % bei den Patienten lassen jeden Zweifel erlöschen.
Wie funktioniert das Bewertungsmodul konkret?
Es gibt die Möglichkeit, dass Bettercare automatisiert nach jeder Behandlung und nach einem von ihnen vorher definierten Zeitraum die Patienten mit einer personalisierten E-Mail um eine Bewertung bittet, oder sie lösen diesen Prozess ganz einfach mit drei Mausklicks manuell aus, nämlich wenn zum Beispiel ein Patient happy die Praxis verlässt. Positive Bewertungen werden direkt an ihr bestehendes Bewertungsportal wie etwa Google weitergeleitet, negative Bewertungen können vorher über eine Landingpage abgefangen werden.
Wie genau können Terminausfälle so drastisch reduziert werden?
Bettercare erinnert nicht nur an Termine, sondern nimmt über interaktive Terminbestätigungen die Patienten in die Pflicht, sich auch an den Termin zu halten. Bettercare versendet in einem speziellen Zeitrhythmus mehrere Terminbestätigungs-E-Mails, wird der Termin bestätigt, folgt keine weitere Erinnerung, wird die Terminbestätigung ignoriert, fasst Bettercare automatisiert nach. Werden Terminbestätigungen ignoriert, benachrichtigt das Bettercare-System die Praxis, um entweder manuell einzugreifen oder den Termin gegebenenfalls neu zu vergeben. Dieses System haben die Erfinder und Gründer von Bettercare mit einer der größten deutschen Prophylaxe-Praxen entwickelt und bis ins Detail angepasst, sodass Terminausfälle spürbar reduziert werden können.
Wie funktionierten die Systemvorstellung und die Implementierung in der Praxis?
Die Systemvorstellung war bequem online via Zoom über einen Link buchbar. Hier wurden alle Fragen innerhalb einer Stunde persönlich beantwortet. Das Supportteam von Bettercare ist per Telefonanruf, WhatsApp, E-Mail oder Live-Chat über diese Homepage zu erreichen. Zusätzlich wurde nach der Inbetriebnahme proaktiv regelmäßig Kontakt mit uns aufgenommen, um sogenannte Review- oder Trainings Termine zu vereinbaren. Ein Praxisalltag ohne Bettercare ist für uns nicht mehr vorstellbar.
www.kloess-dental.at
www.bettercare.digital/austria
