Ruhig schlafen und entspannt arbeiten – lassen Sie verrechnen
Von Robert Simon
Sie lieben es, Teile Ihres Wochenendes mit der Rechnungslegung zu verbringen? Ihre Assistentin hat nichts Besseres zu tun, als sich mit dem Mahnwesen herumzuschlagen? Überhaupt verzichten Sie lieber auf Umsatz, als sich umständlich mit Zahlungsmodalitäten auseinander zu setzen? Wenn das Geld sehr spät oder überhaupt nicht auf Ihrem Konto auftaucht – auch egal. Und Registrierkassen und Kreditkarten-Terminals lieben Sie über alles!
Wenn das alles auf Sie zutrifft, dann brauchen Sie nicht weiter zu lesen. Wenn aber nicht, dann sollten Sie sich näher mit ARC befassen. Im Schnitt verbrät jeder Behandler wöchentlich vier bis fünf Stunden mit der Rechnungslegung, zusätzlich wird eine Halbtagskraft mit dem weiteren administrativen Aufwand belastet. Besonders beliebt: Rechnungslegung und Mahnwesen.
Im Interview mit Bernhard Meschede, Geschäftsführer von ARC-Dr. Pellengahr
ARC Dr. Pellengahr? Wer oder was ist das?
Zunächst: „Wir sind KEIN Inkassobüro!“ Die Gesichtsfarbe von ARC-Geschäftsführer Bernhard Meschede, ein äußerst umgänglicher und höflich zurückhaltender Mann, tendierte ein wenig zur Farbe Rot, als ich ihn zu Beginn meines Interviews danach gefragt hatte. Tatsächlich wäre das viel zu kurz gegriffen. Die ARC GmbH & Co KG – Dr. Pellengahr ist eine Verrechnungsstelle im Gesundheitswesen, die seinen Mandanten weit mehr als die Bezahlung der Honorarnoten sichert. Sie bietet 100% Vorfinanzierung und hohen Ausfallschutz, kostenlose Ratenzahlung für Ihre Patienten und vor allem nimmt sie dem Praxisbetreiber und seinem Personal eine ganze Menge unangenehmer Arbeiten wie das Mahnwesen ab – und das auf sehr persönliche, patientenfreundliche Weise. Man arbeitet in einem entspannten Klima, kann sich mehr auf die Patienten konzentrieren und genießt mehr Lebensqualität.
Auch die Einbindung in die Praxisverwaltungs-Software sollte kein Problem darstellen: Offene Schnittstellen und hohe IT-Kompetenz – Meschede selbst ist Informatiker und Software-Entwickler – sind eine gute Basis.
Aber wie läuft das nun alles ab? Wir haben Bernhard Meschede dazu befragt.
Herr Meschede, seit wann ist ARC am Markt und wie sieht Ihre aktuelle Mandantenstruktur aus?
Wir sind in Deutschland seit 20 Jahren am Markt und haben 50% Humanmediziner sowie 50% Zahnärzte als Mandanten.
Wie kamen Sie darauf, Ihren Service nun auch in Österreich anzubieten?
Unserer Erfahrung nach verschärft sich die Tendenz, dass die Praxis immer mehr mit administrativen Aufgaben belastet ist. Das ist in Österreich genauso wie in Deutschland. Dazu kam ein Messekontakt mit einem Tiroler Zahnarzt, bei dem wir nun erstmals auch in Österreich unseren Service durchführen. Wir haben uns sehr über sein Feedback gefreut – er berichtete über eine deutliche Entstressung seiner Abläufe, auch auf die bereits geplante Aufnahme einer weiteren Bürokraft konnte verzichtet werden.
Und wie sieht Ihr Service nun aus?
Wir reduzieren den administrativen Aufwand der Praxis, indem wir das Factoring mit all seinen Teilbereichen übernehmen. Die Praxis kann sich wieder mehr ihren Patienten widmen. Wenn Sie so wollen, erfüllen wir damit auch eine Pufferfunktion in diesem sensiblen Bereich zwischen Patient und Behandler und sorgen für weniger Stress.
Weniger Stress, unbelastete Kontakte zum Patienten, mehr Freude an der Arbeit, mehr Lebensqualität – das bestätigen unsere Kunden
Wie läuft die Abrechnung konkret ab?
Ab dem Zeitpunkt des Behandlungsabschlusses ist gedanklich der Prozess für den Arzt zu Ende. Das heißt, in vereinbarten Zeitabständen werden die neu erfassten Behandlungen mit einem Knopfdruck zur Abrechnung an uns übermittelt, und das auf sehr sicherem Wege: Die Übertragung zum ARC ist hoch verschlüsselt und erfüllt alle Sicherheitsstandards.
Ab diesem Zeitpunkt hat der Behandler nichts mehr mit der Abrechnung zu tun?
Genau. Wir übernehmen die Aufbereitung der Daten für die Rechnungserstellung mit Druckaufbereitung, Ausdruck, Rechnungskopie, Zusatzdruck für die Kasseneinreichung und den bedruckten, abtrennbaren SEPA-Erlagschein zur Zahlung über die Hausbank des Patienten. Die Rechnung trägt das Zahnarztlogo und unser Logo mit Hinweis „Im Auftrag von…“ sowie unsere Kontaktstelle für Rückfragen. Wir versenden die Rechnung und überweisen den Rechnungsbetrag zum vereinbarten Termin an den Arzt, unabhängig vom Zahlungseingang.
Rechnungslegung und Mahnwesen ist kein Thema des Behandlers oder des Personals mehr, das Geld kommt sofort
Was ist, wenn der Patient Liquiditätsprobleme hat?
Unser Service geht auch hier weiter: Wir sind auf der Rechnung als Erstanlaufstelle vermerkt: Wenn also der Patient – vielleicht vorübergehende – Liquiditätsprobleme hat, dann klären wir das und bieten ihm auch Lösungen an, z.B. eine Ratenzahlung, die sechs Monate kostenfrei ist.
Und was ist, wenn bereits im Vorfeld, also bei der zahnärztlichen Aufklärung, deutlich wird, dass Liquiditätsprobleme die sinnvolle Behandlung gefährden?
Der Arzt kann seinem Patienten ohne Rücksprache mit uns eine Teilzahlung anbieten, die bis zu sechs Monate kostenfrei ist – bis 12 Monate mit einer geringen Gebühr. Auf Wunsch kann diese Ratenzahlung auf bis zu 72 Monate ausgedehnt werden. Ein wesentlicher Vorteil: Der Patient muss nicht zu seiner Bank, der Behandler hat keinen finanztechnischen Aufwand. Auch kostenintensivere Behandlungen werden so leichter möglich.
Teilzahlungen ohne Bank und ohne Belastung des Behandlers – auch kostenintensivere Behandlungen werden so leichter möglich
Und bei Zahlungsverzug?
Das Mahnwesen wird individuell mit unseren Mandanten abgestimmt. Das betrifft sowohl die schriftlichen kaufmännischen Zahlungserinnerungen und Mahnungen als auch die Entscheidung, ob und in welcher Form bei weiterer Säumigkeit der Rechtsweg zu beschreiten ist. Vorab jedoch nehmen wir immer mit den Patienten telefonischen Kontakt auf und versuchen, den Patienten zur Zahlung zu motivieren. Auch diesen oft sehr unangenehmen Aufwand nehmen wir unseren Mandanten zur Gänze ab.
Was kann das alles nun kosten?
Die Aufwände sind unterschiedlich, aber wir bewegen uns bei 2,3% bis 3,5 % vom abgewickelten Umsatz. Dabei können die Kosten reduziert werden, wenn die Honorarauszahlung nicht sofort, sondern vielleicht erst in drei Wochen erfolgen darf.
Dem Aufwand gegenüberstellen muss man neben der Ressourcenentlastung beim Behandler und beim Personal sowie geringeren Druck- und Materialkosten auch geringere Bankgebühren und erheblich reduzierte Steuerberaterkosten von 25 bis 40%! Es werden ja die Positionen von uns aufbereitet und gebündelt, der Aufwand wird wesentlich geringer. Nicht zuletzt werden Kartenterminals obsolet und deren Mietkosten eingespart – sogar die Registrierkasse, wenn konsequent auf Barzahlung verzichtet wird.
Dazu kommt: Weniger Stress, unbelastete Kontakte zum Patienten, mehr Freude an der Arbeit, mehr Lebensqualität – wie bewertet man das?
Herr Meschede, vielen Dank für das Gespräch!
Kontakt
ARC GmbH & Co.KG
Dr. Pellengahr
Am Waldbach 22 77654 Offenburg
Tel: 0781 / 93 99 88 0
Fax: 0781 / 93 99 88 22
E-Mail: info@arc-arc.de
www.arc-arc.de/
