Warum das Ganze?
Jedes Unternehmen versucht sich laufend weiterzuentwickeln. Sei es eine Umsatzsteigerung, die Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder ein Ausbau des Leistungsspektrums – genau definierte Ziele und Meilensteine helfen, den langfristigen Plan genau im Blick zu behalten. Nehmen wir an, dass Sie sich für die Ordination bis Ende dieses Jahres drei Ziele gesetzt haben. Wie stellen Sie schlussendlich fest, ob Sie diese tatsächlich erreicht haben?
Hier kommen die sog. Key Performance Indicators (kurz KPIs) des Praxiscontrollings zum Einsatz. Dabei handelt es sich um aussagekräftige Kennzahlen eines Unternehmens, die durch einen zeitlichen Vergleich wichtige Einblicke in die Entwicklung eines Unternehmens geben. Klare Ziele und transparente Daten dienen nicht nur als ein Wegweiser für die Zukunft, sondern schaffen auch Motivation und ein gutes Gefühl im Team. Tägliche Entscheidungen in der Ordination fallen leichter, denn das Praxisteam hat genaue Ziele, an denen sie sich orientieren können. Darüber hinaus kommen die Ressourcen gezielter zum Einsatz, da der Fokus klar definiert ist. Schließlich gilt: Alles, was nicht in Zahlen abgebildet werden kann, bleibt „Wischiwaschi“…
Uns ist zu 100 % klar, dass die Auseinandersetzung mit Unternehmenszielen und -zahlen gerade zu Beginn viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Und diese kommt im Praxisalltag ohnehin häufig zu kurz. Nichtsdestotrotz können wir die Bedeutung des Praxiscontrollings für eine erfolgreiche Unternehmensführung nicht genug betonen. Schließlich ermöglichen Ihnen die wichtigsten KPIs Ihrer Ordination eine Vogelperspektive auf Ihr Unternehmen zu bewahren und wichtige tägliche Entscheidungen fundiert zu treffen. Nun stellt sich die Frage, welche Strategien und Ziele sich konkret auf die eigene Ordination ableiten lassen?
Tipp 1: Wählen Sie die
richtigen Kennzahlen aus
Wer sich schon ein wenig mit der Thematik auseinandergesetzt hat, weiß, dass das Controlling der Zahnarztpraxis eine Fülle an Kennzahlen bietet – doch welche sind nun für die eigene Praxis von Relevanz? In der Patientenverwaltungssoftware werden zahlreiche Kennzahlen erhoben, wodurch sich eine grobe Entwicklungstendenz der Ordination erkennen lässt. Einen genaueren Einblick in die Zahlen bieten Auswertungen, deren betriebswirtschaftliche Zahlenaufbereitung praktische Maßnahmen ableiten lassen, um damit die wirtschaftliche Situation der Zahnarztpraxis zu verbessern.
Im Folgenden finden Sie eine Auswahl an Kennzahlen, die auf Basis unserer Erfahrung für eine zahnärztliche Praxis im Wachstum nach von Relevanz sind:
Umsatzeffizienz pro Öffnungsstunde
Erfahrungsgemäß liegt das Gewinnpotenzial einer Zahnarztordination auf der Seite der Einnahmen, d.h. die Leistungserbringung und Effizienzsteigerung sollten somit primär im Fokus der Optimierung stehen. Aus diesem Grund ist unser Tipp Nummer 1 die eigene ärztliche Umsatzeffizienz zu betrachten – und zwar pro Öffnungsstunde. Folgendes Beispiel zur Erläuterung: Es ist ein großer Unterschied, ob ein Umsatz von 500.000 Euro innerhalb von 30 Wochenstunden oder 40 Wochenstunden erwirtschaftet wird: Betrachten wir Arzt A, der mit 30 Öffnungsstunden die Woche einen Umsatz pro Öffnungsstunde von 378,78 Euro erwirtschaftet, wohin gegen Arzt B mit 40 h auf einen Umsatz pro Öffnungsstunde von 284,09 Euro.
Wichtig ist, dass bei den Öffnungsstunden nicht nur die Behandlungsstunden am Patienten berücksichtigt werden, sondern auch die Leerzeiten wie z. B. kurzfristige Terminabsagen von Patienten. Nicht zu berücksichtigen sind wirkliche Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung. Praxisinhaber mit einem geringen Umsatz pro Arztstunde müssen im Schnitt mehr Patienten behandeln. Praxisinhaber mit einem hohen Umsatz pro Arztstunde können mit weniger Einsatz mehr Umsatz erzielen und sind somit produktiver und effizienter.
Tipp: Anhand der Praxissoftware lassen sich die Honorarumsätze der einzelnen Behandler herauslesen. Auch die in der Prophylaxe erwirtschafteten Umsätze sind einsehbar. Um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten, empfehlen wir, jeden „Umsatzbringer“ als eigenen Behandler in der Software zu hinterlegen.
Gewinn pro Öffnungsstunde
Auch der Gewinn lässt sich als absolute Größe nur schwer bewerten und sollte zur Analyse in ein Verhältnis mit den eingesetzten Öffnungsstunden gesetzt werden. Gehen wir wieder von unserem Beispiel von oben aus:
Es ist ein Unterschied, ob die 175.000 Euro Gewinn (35% Umsatzrendite) mit 40 Stunden oder vergleichsweise mit 30 Stunden pro Woche erzielt wurden. Um dies zu berechnen, setzen wir den Gewinn in ein Verhältnis zu den eingesetzten Arbeitsstunden (hier Öffnungsstunden). Obwohl der absolute Gewinn ident ist, zeigt sich bei der genaueren Betrachtung, dass der Gewinn pro Stunde von A über 30% höher ist als der von B. Als Faustregel für eine etablierte Praxis gilt, dass der Gewinn pro Inhaberstunde nicht unter 100 Euro liegen sollte.
Marketing-Effizienz
Besonders in Praxen, die sich im Aufbau befinden, spielt das Thema Neupatientenansprache eine wichtige Rolle. Wenn ein großes Augenmerk auf die „Patientenakquise“ gelegt wird und auch Geld für Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen ausgegeben wird, ist es definitiv ratsam folgende Kennzahlen im Auge zu behalten:
• Neupatientenrate: Wie viel % meiner Patienten sind Erstpatienten?
• Neupatientenumsatz: Wie viel % des Umsatzes wird durch Erstpatienten erwirtschaftet?
• „Aufmerksam geworden durch?“: Durch welche Quellen werden meine Erstpatienten auf meine Ordination aufmerksam?
Tipp: Fragen Sie Ihre Patienten bei der Patientenaufnahme wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind. Nur so erhalten Sie eine wirklich profunde Auswertung über Ihre Marketingeffizienz: Bringen die Kommunikationsmaßnahmen wirklich das, was sie versprechen? Wir empfehlen, die Auswertung unbedingt digital unterstützt durchzuführen, um es so in Ihr Controlling einfließen lassen zu können. Vergessen Sie bei der Auswertung allerdings nicht, dass es oft nicht nur ein einziger „Touchpoint“ ist, der den Patienten dazu bewegt, Ihre Praxis aufzusuchen.
Prophylaxe-Quote: Wie viel % der Patienten nehmen regelmäßig Prophylaxe-
Behandlungen in Anspruch?
Heutzutage ist das Thema der Prävention stark in den Medien vertreten, wodurch man den Schluss ziehen könnte, dass dies auch für die zahnärztliche Gesundheit der Fall ist. Jedoch zeigen Detail-Analysen immer wieder, dass nicht alle Patienten regelmäßig Prophylaxe-Termine wahrnehmen. In der Praxis zeigt sich, dass die Quote pro Praxis stark vom strategischen Prophylaxekonzept abhängig ist und sich von 20% – 80% bewegt. Je nach strategischer Ausrichtung sollte definitiv das Ziel sein, eine Prophylaxe-Quote von 60% zu erzielen. Um diesen Wert zu erreichen, muss das Thema dementsprechend systematisch angegangen werden. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:
• Ist die Prophylaxe Teil des Behandlungskonzeptes in der Praxis?
• Wie wird der Nutzen der Prophylaxe bei Ihnen in der Ordination kommuniziert?
• Sind alle Mitarbeiter bezüglich der Prophylaxekommunikation geschult?
• Gibt es ein Recall-System für Prophylaxe-Termine?
• Profitieren die Prophylaxe-Mitarbeiter, aber auch die restlichen Praxis-Mitarbeiter an einer gut gebuchten Prophylaxe?
Tipp 2: Erfassen Sie die Daten regelmäßig
Um eine aussagekräftige Analyse durchzuführen ist es wichtig, dass Sie die Daten regelmäßig erfassen. Legen Sie hierfür eine Routine fest, beispielsweise monatlich oder quartalweise. So können Sie Trends frühzeitig erkennen und schnell auf Veränderungen reagieren.
Tipp 3: Analysieren Sie die Daten und leiten Sie Maßnahmen ab
Nachdem Sie die Daten erfasst haben, sollten Sie diese analysieren und Schlüsse daraus ziehen. Identifizieren Sie Schwachstellen und leiten Sie Maßnahmen ab, um diese zu beseitigen. Beispielsweise: Sie haben erkannt, dass Ihre Prophylaxe-Quote sinkt und sich unter 60% befindet. Eine Maßnahme könnte beispielsweise die Einführung eines Recall-Systems sein.
Tipp 4: Integrieren Sie das Praxiscontrolling in den Praxisalltag
Damit das Praxiscontrolling Sie bei der erfolgreichen Praxissteuerung unterstützt, sollten Sie es in den Praxisalltag integrieren. Beteiligen Sie das gesamte Team und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter aktiv an der Verbesserung der Praxisleistung mitzuwirken. Indem Sie gemeinsam die Ziele und Kennzahlen festlegen, können Sie eine höhere Akzeptanz und Effektivität im Praxiscontrolling erreichen. Planen Sie regelmäßige Meetings, um die Kennzahlen zu besprechen und Maßnahmen abzuleiten.
Fazit
Praxiscontrolling ist ein wichtiger Baustein für den Erfolg einer Zahnarztpraxis. Indem Sie klare Ziele definieren, die richtigen Kennzahlen auswählen, analysieren sowie Maßnahmen ableiten, können Sie Ihre Praxis erfolgreich führen. Integrieren Sie das Praxiscontrolling in den Praxisalltag, um langfristige Erfolge zu erzielen.
Mag. Iris Kraft-Kinz (l.) und
Tina Jung, MBA (r.), von
www.medconcept.at
