Von Chefredakteur Oliver Rohkamm
Es ist 18 Uhr, der letzte Patient hat die Praxis längst verlassen. Doch für viele Zahnärzte beginnt jetzt noch eine zeitraubende Pflicht: die Materialbestellung für die nächsten Tage. Was fehlt? Was läuft ab? Was wurde verbraucht? Alles aus dem Gedächtnis, oft nach einem 14-Stunden-Tag. Genau diese Szene war der Ausgangspunkt für Jonas Selb, als er selbst im Behandlungsstuhl saß und seinem Zahnarzt zuhörte. Der Systemarchitekt erkannte: Hier liegt ein fundamentales Problem, das die gesamte Branche betrifft. Gemeinsam mit Ivoclar entwickelte er das Inventory System – einen intelligenten Materialschrank, der verspricht, das Lagermanagement in Praxen und Laboren grundlegend zu verändern.
Die unbequeme Wahrheit über Inventuren
Die Zahlen, die Selb nennt, sind ernüchternd: Selbst, wenn drei Personen gemeinsam eine Inventur durchführen, liegt die Genauigkeit branchenübergreifend bei gerade einmal 75 Prozent. „Das bedeutet konkret: Bei einem von vier Produkten weiß man nicht genau, ob es noch da ist oder nicht“, rechnet er vor. Die Folgen sind kostspielig: Engpässe in der Behandlung, Überbestellungen aus Unsicherheit, unnötig gebundenes Kapital.
Dominik de Gruyter, seit neun Jahren bei Ivoclar und mit der Installation der Systeme beim Kunden betraut, bestätigt diese Einschätzung aus der Praxis: „Überall kristallisieren sich die gleichen Probleme heraus. Praxen und Labore wissen oft gar nicht, was alles da ist.“ Hinzu kommt eine regulatorische Komponente: Die Medical Device Regulation (MDR) verlangt zunehmend eine lückenlose Dokumentation – idealerweise mit LOT- und Seriennummern. Ein Aufwand, der manuell kaum zu stemmen ist.
Funkchips statt Inventurlisten
Die technische Lösung klingt zunächst simpel: Jedes Materialstück erhält einen winzigen RFID-Chip – einen Mikrochip mit Antenne, nicht größer als ein Reiskorn. Der Inventarschrank sendet Funkwellen aus, die den Chip ohne eigene Stromversorgung aktivieren. Dieser meldet seine eindeutige Seriennummer zurück, die mit dem konkreten Produkt verknüpft ist. „Der Schrank weiß dadurch jederzeit, was in ihm liegt – auch wenn 10.000 Produkte darin wären“, erklärt Selb. Anders als bei Barcode-Systemen muss nichts manuell gescannt werden. Anders als bei Waagen-Lösungen spielt das Gewicht keine Rolle. Das System registriert die Entnahme automatisch. Doch wie verhindert man Chaos, wenn in einer Großpraxis täglich Dutzende Eingriffe parallel laufen? Hier kommt das sogenannte Auftragsschalensystem ins Spiel: Eine physische Schale wird mit einem konkreten Patientenfall verknüpft. Mitarbeiter authentifizieren sich damit am Schrank, entnehmen Material für diesen speziellen Fall – und das System dokumentiert automatisch, welche Produkte mit welchen Chargen- und Seriennummern verwendet wurden.
„Am Ende eines Eingriffs haben Sie eine komplette Stückliste: Material, LOT-Nummern, Verfallsdaten, alles automatisch zugeordnet“, fasst Selb zusammen. Für die MDR-Dokumentation ein erheblicher Vorteil.
Personalisierte Zugriffe als Kontrollmechanismus
Auch ohne das Auftragsschalensystem greift ein Sicherheitsmechanismus: Jede Person muss sich mit einem personalisierten Badge am Schrank authentifizieren. „Es wird in der Software angezeigt, welche Person zu welcher Uhrzeit welches Material entnimmt“, erläutert de Gruyter. Die Folge: „Das schafft eine gewisse Hemmschwelle. Schwund und Verschwendung gehen spürbar zurück.“ Eine Aussage, die aufhorchen lässt. Sind Materialverluste in Praxen und Laboren tatsächlich ein relevantes Problem? De Gruyter nickt: „Wenn niemand weiß, was wo ist, verschwindet Material. Nicht unbedingt durch Diebstahl, sondern weil es falsch einsortiert oder vergessen wurde. Die persönliche Verantwortlichkeit allein führt zu mehr Ordnung.“
Die Rechnung: bis zu 15.000 Euro Ersparnis pro Jahr
De Gruyter nennt eine konkrete Zahl: „Wir gehen davon aus, dass wir pro Jahr bis zu 15.000 Euro sparen können – nur durch Material, das nicht mehr überbevorratet wird.“ Zeitersparnis und andere Faktoren seien dabei noch nicht eingerechnet.
Eine beeindruckende Summe, die jedoch Fragen aufwirft: Wie wurde sie ermittelt? Auf welcher Datenbasis? De Gruyter verweist auf die Erfahrung mit installierten Systemen bei zahlreichen Referenzkunden. Die Logik dahinter ist nachvollziehbar: Wer genau weiß, was vorrätig ist, bestellt präziser. Wer rechtzeitig vor Ablaufdaten gewarnt wird, wirft weniger weg. Wer Just-in-Time arbeiten kann, bindet weniger Kapital.
Für wen rechnet sich die Investition?
Mit 17.900 Euro im Kaufmodell oder monatlich 280 bis 350 Euro beim Leasing bewegt sich das System in einer Größenordnung, die eine sorgfältige Kalkulation erfordert. De Gruyter nennt als Kriterium den Leidensdruck im Bestell- und Materialwesen – eine Schwelle, die „bereits bei relativ kleinen Praxen und Laboren“ erreicht werde.
Entscheidend sei weniger die absolute Größe als vielmehr der Leidensdruck: „Es hängt davon ab, ob sich jemand die Mühe ersparen oder mehr herausholen will.“
Interessant ist die Kooperationsoption: Bei Partnern wie Team Ziereis kann der Schrank bei entsprechendem Materialdurchsatz kostenlos bereitgestellt werden – ein Modell, das an Kaffeeautomaten im Büro erinnert. Der Händler verdient dann am Materialverkauf, nicht am System selbst.
Zum Start: Das Verheiraten
Ein Aspekt, den beide Gesprächspartner nur am Rande erwähnen, dürfte in der Praxis eine Rolle spielen: Aktuell müssen die RFID-Chips noch manuell auf jedes einzelne Produkt geklebt werden. „Wir nennen das Verheiraten“, erklärt de Gruyter. Der Prozess: Chip aufkleben, UDI-Code des Produkts scannen (der Artikelnummer, LOT-Nummer und Verfallsdatum enthält), RFID-Chip scannen – fertig. Und bei jeder neuen Lieferung muss das Prozedere wiederholt werden. Selb beschwichtigt: „Wir sind bei Durchlaufzeiten von 100 Produkten in fünf Minuten.“ Das klingt machbar und der Kunde bekommt bei erstmaligem Einlagern Unterstützung von einem Experten, damit der Prozess reibungslos abläuft. Die eigentliche Vision liegt in der Zukunft: Wenn Hersteller die Chips bereits werkseitig aufbringen und die Codes vorverknüpft sind, entfällt dieser Schritt komplett. „Man sortiert die Ware einfach in den Schrank, und das war‘s“, sagt de Gruyter. Wann dieser Idealzustand erreicht wird, bleibt offen. Die RFID-Technologie ist zwar etabliert, die flächendeckende Einführung in der Dentalbranche aber noch Zukunftsmusik.
Herstellerunabhängigkeit als Verkaufsargument
Ein Punkt, der Selb wichtig ist: „Das System ist für alle Materialien, alle Hersteller und alle Lieferanten offen. Sie wählen aus, bei welchem Händler Sie bestellen.“ Eine klare Abgrenzung zu geschlossenen Systemen, die nur mit bestimmten Partnern funktionieren. „Wir unterstützen sogar bis hin zu Coca-Cola“, fügt er schmunzelnd hinzu.
Diese Offenheit ist nicht selbstverständlich. In vielen Branchen versuchen Hersteller, Kunden durch geschlossene Systeme langfristig zu binden – ein Ansatz, der kurzfristig lukrativ, langfristig aber oft frustrierend für Anwender ist. Dass Ivoclar diesen Weg nicht geht, obwohl das Unternehmen selbst ein großer Materialhersteller ist, verdient Anerkennung. Gleichzeitig ist es auch strategisch klug: Ein offenes System senkt die Einstiegshürde und erhöht die Akzeptanz. Praxen müssen keine Angst haben, sich in Abhängigkeit zu begeben.
Weiterentwicklung ohne Zusatzkosten
De Gruyter gibt zum Ende des Interviews noch einen Ausblick auf kommende Features: Eine integrierte Kühlfunktion für temperaturempfindliche Materialien ist in Arbeit, ebenso weitere Schnittstellen zu Händler-Webshops, um Bestellungen noch nahtloser zu automatisieren. „Das Schöne ist, dass Sie trotz all dieser Weiterentwicklungen keine Kosten haben – weder für Updates noch für neue Features“, verspricht er. Ein Versprechen, das bemerkenswert ist in einer Branche, in der Software-Wartungsverträge und kostenpflichtige Updates eher die Regel sind. Allerdings bleibt die Frage: Wie lange gilt diese Zusage? Und was passiert, wenn das System in fünf oder zehn Jahren technisch überholt ist?
Das iPhone der Dentalwelt?
Selb wählt einen ambitionierten Vergleich: „Wenn man das System als das iPhone der Dentalwelt betrachtet – so einfach zu verwenden und angenehm – dann versteht man, dass das Ziel war, die Bürokratie zu nehmen, nicht neue zu schaffen.“ Der Vergleich ist gewagt, aber nicht unberechtigt. Wie das iPhone komplexe Technologie hinter einer intuitiven Oberfläche verbirgt, soll auch das Inventory System komplizierte Prozesse unsichtbar machen. Der entscheidende Unterschied: Ein iPhone muss niemand mit Aufklebern bestücken.
Fazit: Innovation mit weiterem Optimierungspotenzial
Das Ivoclar Inventory System adressiert reale Probleme der Dentalbranche mit einem durchdachten technischen Ansatz. Die Automatisierung der Inventur, die lückenlose Dokumentation für regulatorische Anforderungen und die potenzielle Kostenersparnis sind überzeugende Argumente. Ob sich die Investition tatsächlich rechnet, hängt von vielen Faktoren ab: der Verwendung, dem Materialverbrauch, der Disziplin bei der Ersteinrichtung und nicht zuletzt von der Frage, wann – oder ob – RFID-Chips zum Standard in der Materialauslieferung werden. Für technikaffine Praxen und Labore mit hohem Materialverbrauch und dem Willen zur Digitalisierung ist das System bereits heute eine interessante Option. Für kleinere Praxen mit wenig Personal dürfte der Nutzen vor allem durch den Faktor Zeit gegeben sein. Eines ist jedoch klar: Die Richtung stimmt. Und wer heute investiert, ist Vorreiter einer Entwicklung, die früher oder später die gesamte Branche erfassen wird.
Ivoclar AG
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