Synmedico ist mit seiner Softwareplattform Infoskop in Deutschland und Österreich seit 10 Jahren Marktführer. Das dental journal hatte die Gelegenheit mit dem österreichischen Geschäftsführer Norbert Haimberger über die Gründe für diesen Erfolg zu sprechen und warum die Infoskop Plattform möglicherweise auch ihren Praxisalltag revolutionieren könnte.
Was genau macht Synmedico und was haben Sie in diesen ersten 10 Jahren erreicht?
Wir haben uns in den ersten zehn Jahren auf Deutschland und Österreich konzentriert. Gestartet sind wir zunächst mit dem Ziel alle Prozesse in Verbindung mit der Patientenkommunikation zu optimieren, damit das Ordinationsteam effizienter sein kann und keine Zettelwirtschaft mehr benötigt. Heute haben die Kunden unsere Infoskop Plattform auf über 22.000 Tablets im Einsatz und erstellen damit mehr als 100.000 Anamnesen und Beratungen pro Tag. Unsere Software hilft heute Beratungsprozesse nicht nur gesetzlich korrekt abzuwickeln, sondern schafft durch Bilder und 3D-Animationen ein viel besseres Verständnis im Aufklärungsgespräch, spart Zeit und erhöht damit den wirtschaftlichen Erfolg.
Es gibt einen finanziellen Vorteil durch Einsatz der Software?
Die Infoskop Plattform hat natürlich einen extremen wirtschaftlichen Nutzen, denn wenn der Patient die höherwertige Versorgung versteht, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass er diese haben will. Damit ist letztendlich beiden Seiten gedient. Sehen heißt verstehen, sagen wir immer.
Was der Patient nicht sieht und versteht, kann er auch nicht haben wollen.
Hier unterstützen wir den Arzt mit 3D Animationen und Videos zu Behandlungsschritten und möglichen Versorgungen. Darüber hinaus geht es auch um die gesetzliche Aufklärung. Durch Standardisierung sorgt unser System in der Praxis für eine gleichbleibende Qualität. Selbst im Fall von unvermeidbarer Mitarbeiterfluktuation sind alle Daten wo sie sein sollen und der Workflow kann 1:1 wieder von einem neuen Mitarbeiter übernommen werden. Die Aufklärung selbst übernimmt immer der Arzt, aber alle Schritte vorher können so vorbereitet werden, dass trotz automatischer Dokumentation viel Zeit eingespart wird. Und so etwas erreicht man weder auf Zuruf, noch mit fliegenden Zetteln. Unsere Lösung, die Infoskop Plattform, setzt auf der normalen Praxisverwaltungssoftware auf. Es geht darum, die Abläufe zu optimieren und papierlos zu gestalten.
Infoskop ist das Werkzeug, um die Abläufe in der Praxis individuell zu optimieren.
Es liegt auch an den Praxisinhabern selbst zu entdecken, welche ungeheuren Optimierungen sich bieten. Es geht darum, die Abläufe in der Praxis zu optimieren und am besten papierlos zu gestalten. Die gesamte Dokumentation ist immer auf Knopfdruck da, ich befreie das Team davon tagtäglich enorme Papiermengen zu administrieren und der Patient bekommt punktgenau die Information, die für ihn wichtig ist. Das hilft nicht nur beim Patienten, sondern erleichtert auch den Alltag für die Mitarbeiter und das Team.
Haben Sie konkrete Beispiele?
Ein neuer Mitarbeiter kommt. Der erste Arbeitstag. Dann gehen Sie hin und sagen ‚Herzlich willkommen zu Ihrem ersten Arbeitstag. Hier ist Ihre Arbeitskleidung und Ihr Tablet mit vielen digitalen Infoblättern und Checklisten, die Ihnen helfen, die Abläufe bei uns in der Praxis gleich zu Beginn gut zu verstehen“. Die neue Mitarbeiterin kann sich alles in Ruhe durchlesen und ansehen und am Ende unterschreiben. Oder ein Lehrling kann auf diese Weise die Patientenmedien z.B. den Ordner mit der Prothetik durchsehen und lernen, anstelle zu warten bis jemand hilft und erklärt. Heute ist das alles ein mächtiges Tool, doch begonnen hat es vor über zehn Jahren mit einer Weisheitszahnoperation…
…einer Operation?
Ja, ein Zahnarzt hat zu uns gesagt: „Ich erzähle jeden Tag zehn Mal das gleiche wie ein Papagei. Macht mir doch ein Video bzw. Animation daraus und spielt es auf ein iPad.“ Gemeint war die Weisheitszahnentfernung. Das war der Grundstein zu unserer Software, die über die Jahre von einer reinen Aufklärungssoftware zu einem mächtigen Werkzeug zur Digitalisierung von Praxisabläufen gereift ist, das in der Lage ist Praxisabläufe wie Formulare, Aufklärungsbögen, Anamnesen, Dienstverträge, etc. digital und professionell abzubilden und zu archivieren, um Zeit und Geld zu sparen. All das wird individuell auf die jeweilige Praxis angepasst und arbeitet perfekt mit der Praxissoftware zusammen. Infoskop hilft, nervige Prozesse digital abzubilden, zu vereinfachen und standardisiert zu dokumentieren. Da sind keine Grenzen gesetzt und das sieht in jeder Praxis anders aus. Mobile Aufklärung, digitale Workflows und interaktive Praxisformulare helfen Fehler und Zeitfresser zu vermeiden. Sagen Sie Druckerpatronen, Papier, Kosten für Druckerwartung oder einem laufend neuem Gerät ade! Auch die vielen Schränke und der notwendige Raum zum Lagern Ihrer Patientenakten fällt weg.
Jetzt könnte man sagen, es ist doch egal, ob mit Klemmbrett gearbeitet wird oder mit einem Tablet…
Eben nicht. Es verbessern sich durch die Handhabe von Tablets die gesamten Abläufe. Der Patient füllt bereits im Wartezimmer oder zuhause seine Daten aus und per Knopfdruck sind alle wesentlichen Daten direkt im System beim Arzt wie z.B. die Einnahme blutverdünnender Medikamente, die bereits rot aufleuchtet. Der Arzt definiert vorab mit uns, welche Felder für ihn essentiell sind. Und das alles ohne Papier. Die Assistentin kann die so eingesparte Zeit statt in der Administration am Patienten einsetzen.
Und die Anamnesbögen kann man auch dafür verwenden, weitere Marketingmaßnahmen auszuwählen?
Mit Infoskop erstellte digitale Dokumente können ausgewertet werden. Mit der richtigen Fragestellung in der Patientenaufnahme wissen Sie sofort, welche Behandlungswünsche Ihr Patient hat und welche Leistungen Sie in der Folge ansprechen können. Bis auf wenige Ausnahmen wird einfach „nur“ die Anamnese gemacht, weil sie vorgeschrieben ist. Aber mit den richtigen Fragen, kann man sehr viel mehr erreichen.
Was bietet die Umstellung auf papierlose Abläufe noch an Vorteilen?
Mit Infoskop kann der zeitliche Aufwand und die Administrationskosten jeder Behandlung nachhaltig reduziert werden. Neben den Einsparungen bei Druck- und Archivierungskosten fallen auch nervige Tätigkeiten wie z.B.. das Abitppen oder Einscannen von Zetteln weg. Statt dessen wird das Aufklärungsgespräch verständlicher und gleichzeitig kürzer – klingt komisch – ist aber die Erfahrung über viele Jahre.
30 Praxiscoaches helfen bei der Umsetzung, um sicher zu sein, daß die angepeilten Vorteile auch eintreten
Nun hat sich der Arzt für ihre Plattform entschieden, wie geht es dann weiter?
Genau das ist der große Unterschied. Wir sind primär kein Softwareunternehmen, sondern uns ist es wichtig, daß diese Umsetzung perfekt in der Praxis umgesetzt werden. Dazu haben wir 30 Praxiscoaches in Deutschland und Österreich, die dann gemeinsam mit dem Team den gesamten Prozeß von der Patientenaufnahme bis zur fertigen Behandlung durchgehen und entscheiden, welche Prozesse papierlos umgestellt werden sollen um Zeit zu sparen und den wirtschaflichen Erfolg zu erhöhen. Natürlich geht es auch um Eckzahlen. Wenn zum Beispiel eine Praxis einen Schwerpunkt auf Prophylaxebehandlungen legen möchte, erstellen wir einen digitalen workflow am iPad, der sicherstellt, dass Patienten über die gewünschten Behandlungen informiert werden. Im Anschluß trainieren wir mit dem gesamten Team vorort die neuen Arbeitsabläufe.
Praxiserfolg und ein tolles Team sind bis zu einem gewissen Grad planbar
Zugespitzt könnte man sagen, dass Sie Praxen in den Abläufen so optimieren, dass sich der tägliche Aufwand reduziert und der wirtschaftliche Erfolg steigt. Die Softwareplattform wäre eigentlich dann nur der Werkzeugkasten im Hintergrund?
Ganz genau. Jede Praxis hat andere Ziele, Wünsche und Voraussetzungen. Die fertige Lösung inkl. Coaching des Teams ist im Prinzip wie ein Maßanzug, den man aber je nach Weiterentwicklung der Organisation immer wieder anpassen und erweitern kann.
Und eines dürfen Sie auch nicht vergessen. Begeistern Sie Ihre Patienten! Seien Sie in der Kommunikation so modern wie in Ihren Behandlungen. Aufklärung ist keine lästige Pflicht, sondern die beste Gelegenheit, Patienten für sich und den geplanten Eingriff zu gewinnen.
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